湖北省档案等级评审标准

一

组织管理

（25）

1

组织机构

3

1、档案工作列入单位年度工作计划和领导议事日程。（1分）

2、明确有一名领导分管档案工作，并能及时解决档案工作存在的实际问题。（1分）。

3、档案工作专项经费已列入单位年度经费计划。（1分）

2

单位档案已实现集中统一管理

5

1、已建立统一管理档案的职能部门。（1.5分）

2、各种门类、载体的档案实行了集中统一管理。（1.5分）

3、档案管理部门较好地发挥了监督、指导作用，并在单位内建立健全了档案管理网络。有独立分支机构的单位参加AAA级评审，其分支机构档案工作规范管理达A级以上的须超过80%。（2分）

3

规章制度健全，制定了单位档案管理细则

5

1、   认真贯彻执行国家有关档案工作法律、法规，开展了档案法律、法规宣传教育等活动。（1分）

2、   制定了归档范围、分类方案、保管期限表。（2分）

3、   建立了档案接收、整理、保管、鉴定、统计、保密、利用、销毁、库房管理、应急预案等制度。（2分）

4

归档文件的完整、准确、系统有切实可行的控制措施

7

1、   文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、利用工作已列入有关人员岗位责任制，并作为考核工作实绩的内容之一。（1分）

2、   档案部门执行“四参加”效果较好。即档案部门参加产品定型会、科研课题鉴定会、设备开箱验收会、基建工程竣工验收会。（4分）

3、   档案部门与科研、设计及勘察、观测等各项活动实行“四同时”管理，效果较好。即：下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。（2分）

5

档案干部队伍建设

5

1、   档案专、兼职人员的配备适应工作需要。（1分）

2、   具有大专以上文化程度的人员占档案管理人员总数的50%以上。（1分）

3、   具有中级专业技术职务的人员占30%以上。（1分）

4、   受过档案专业培训的人员达到80%以上。（1分）

5、   档案管理人员与专业技术管理人员享受同等待遇。（1分）

二

设施设备

（10）

6

档案用房

3

1、档案库房与办公室、阅览室分开。（1分）

2、库容满足今后10年以上档案保管的需要。(1分)

3、库房建设符合档案保管要求，库房楼层及方位有利于保护档案。（1分）

7

设施设备

7

1、有能正常使用的消防报警系统及灭火器材在有效使用期内。（1分）

2、库房配备铁门、铁窗及防盗监控系统。（0.5分）

3、库房配备满足工作需要的空调机、除湿机，功率与空间匹配，运行状况良好。（1分）

4、有防紫外线、防有害生物设施。（0.5分）

5、有温湿度记录仪（表）、防磁柜、计算机、刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机等设备。（2分）。

8

档案装具

2

1、档案库房内安装了符合标准的档案密集架或铁制档案柜。（1分）

2、档案整理和保管装具（卷、盒、夹）符合标准，特殊载体档案有安全适用的专用装具。（1分）

三

业务建设

（30）

9

档案资料收集齐全、完整、准确

10

1、   监督、指导各部门及时归档。（1分）

2、   近5年来各种门类和载体的文件材料的归档率达100%。（3分）

3、   重大科研课题、设计项目、重要基建项目及高、精、尖设备档案，按项目档案归档范围完整率达100%。（3分）

4、   档案部门配合行政管理、科研课题、工程项目及各项业务工作的负责人对文件材料的准确性进行审查。归档文件材料有相关责任人填写并经有关负责人审查签字的文件材料归档审查意见。（2分）

5、   档案交接有完备的交接手续。（1分）

10

案卷质量符合国家标准

10

1、   有科学的档案分类编号方案。（3分）

2、   各类档案管理符合有关规定和规范的要求，其中科技档案案卷质量达到国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》。近5年来各类档案案卷合格率达100%。（6分）

3、   编目规范，排架合理。（1分）

11

档案保管

6

1、档案柜架标引醒目，有档案存放示意图（0.5分）。

2、按《全宗卷规范》建立了全宗卷。（0.5分）

3、库房内清洁卫生，无虫、霉、潮湿及杂物堆放现象（0.5分）。

4、重大节假日前对档案库房进行了安全检查并有记录。（1分）

5、温湿度控制达到国家规定标准并有记录。（1分）

6、及时更换预防虫、霉药物并定期对档案库房杀虫灭菌有记录。（1分）

7、对档案专用设备建立了台账。(0.5分)

8、有各类档案收进、移出登记簿及相关审批手续。（1分）

12

成立档案鉴定小组，组织鉴定

2

1、成立了档案鉴定工作领导小组，开展了档案鉴定工作。（1分）

2、经鉴定需销毁的档案按要求编制销毁清册。（1分）

13

统计内容全面，统计数据准确

2

1、   对档案数量、机构、人员、库房、设备、库藏结构等档案管理基本情况进行统计。（1分）

2、   档案利用及反馈情况统计。（1分）

四

信息服务

（35）

14

档案部门已成为本单位档案信息中心

9

1、   档案部门积极收集、保存与本单位密切相关的多种形式信息。（2分）

2、   档案资料信息的现代化管理纳入本单位的信息化建设之中。（3分）

3、   积极开发档案信息，制定了开发档案信息工作计划和安排。(1分)

4、   积极开展档案宣传工作，配合本单位中心工作举办展览、陈列或网上宣传等。（3分）

15

档案利用及时、准确，效果显著。

10

1、   积极开展多种形式的档案信息咨询服务。（2分）

2、   编制了适用的、多途径的检索工具。（2分）

3、   档案人员熟练使用检索工具，热情、主动、及时、准确地提供档案信息。（2分）

4、   档案信息为提高单位管理水平发挥了显著作用，有利用效果登记，有典型效益事例材料及数据对比分析。（4分）

16

利用现代化的管理手段提供高效、便捷、安全的信息服务

12

1、   使用符合国家及行业标准的档案管理软件并建立了档案资料数据库。（1分）

2、   建立了室（馆）藏全部档案案卷级、文件级目录数据库。（2分）

3、   对5年以上的室（馆）藏档案进行了全文数字化扫描。（2分）

4、   实现了档案的计算机目录检索及全文查阅。（1分）

5、   按《电子文件归档与管理规范》对电子文件进行了归档管理，电子档案数据实行了2种以上介质及2套以上安全备份，并对备份数据定期进行了技术检测。（2分）

6、   开展了办公自动化的单位应同步考虑电子文件直接归档的，必须有纸质文件并同步归档。（2分）

7、   利用计算机、网络提供高效、便捷的档案信息查询、远程利用。（2分）

17

通用性编研成果及深层次开发

4

1、   有全宗介绍、组织沿革、大事记、产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍、汇编资料等通用性编研成果。（2分）

2、   利用档案信息编研对本单位建设与发展产生较好社会或经济效益的成果。（2分）