湖北省中小学档案管理暂行办法

湖北省中小学校档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为进一步加强我省中小学校档案工作，提高档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》及其它有关规定，结合全省中小学档案工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称中小学校档案（以下简称学校档案）系指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。

第三条 学校档案工作是学校基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。各级教育行政管理部门和学校要把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，列入学校议事日程。

第四条 学校档案工作由各级教育行政管理部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第五条 学校档案工作实行“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 管理体制、机构和人员

第六条 学校要确定一名校领导分管档案工作，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题，确保档案工作所需经费和必需的设备。

第七条 学校应设立档案管理机构，其基本职责是：

（一）贯彻落实党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本学校档案工作制度和规划；

    （二）集中统一管理学校各类档案，维护档案的完整与安全，为学校教育与发展积累档案史料；

    （三）编制必要的档案检索工具，积极提供利用服务，开发档案信息资源；

    （四）组织学习档案业务知识，指导立卷归档工作，开展档案宣传活动；

    （五）做好档案统计工作，及时上报统计结果。

    第八条 学校应配备与档案工作相适应的专(兼)职档案工作人员。学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，工作认真负责，遵守纪律，身体健康，具备专业知识，并经档案培训考核取得岗位资格证书。

    第九条 学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与中小学教师同等的待遇。

    第十条 学校档案工作人员在一定时期内应保持相对稳定，调动工作时做好档案工作的交接，并办理交接手续。

第三章 文件材料的收集、立卷和归档

    第十一条 学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档制度，并作为行政管理、教学和学籍管理人员的职责范围，做到党群工作、行政管理、教学科研、学籍管理等各项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十二条 学校应实行文件材料形成部门预立卷制度。各部门要安排一名专（兼）职档案档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、立卷工作。即按照文件材料的自然形成规律，保持其内在联系，加以系统整理组卷，编写页号，填写卷内文件目录、备考表后移交综合档案室。

第十三条 归档范围

（一）党群工作类

主要包括党委（总支、支部）、共青团、少先队、工会、民主党派等组织形成的文件材料。

（二）行政管理类

主要包括行政事务、人事管理、安全保卫、法纪监察、计划生育、总务、外事等工作中形成的文件材料以及公开出版物、校报、刊物等。

（三）教学科研类

主要包括教学管理、教学实践、教学研究、德育教育及科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。

（四）教师业务管理类

主要包括教师教学计划、教学方案、发表的论文及个人基本情况、进修培训等有关文件材料。

（五）学籍管理类

主要包括招生、学籍登记；在校学生异动情况；毕业生成绩册、登记表；义务教育基本情况统计等文件材料。

（六）基本建设类

主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。

（七）仪器设备类

主要包括各种教学仪器、模型等通用设备说明书，各种机械、电教、电器、车辆等专用设备的全套随机技术文件及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。

（八）财会类

主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、会计清册等文件材料。

（九）电子文件类

主要包括在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（十）声像档案类

主要包括学校在各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影视胶片、缩微胶片等。

（十一）实物档案类

主要包括学校及其教职员工获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。

第十四条 归档时间

（一）党群、行政管理类、教学科研类文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；科研类文件材料在科研课题鉴定后归档。

（二）教师业务类、学籍管理类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次学年的10月份以前归档。

（三）基本建设类文件材料，在项目完成后两个月内归档。

（四）财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交。

（五）仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档。

（六）专门档案类档案应随时整理，定期归档。

第十五条 党群工作类、行政管理类、教学科研类文件材料可参照《归档文件整理规则》进行整理归档。

第十六条 归档的文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，案卷质量符合国家有关规范和标准要求。

    第十七条 学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，要按规定移交归档，集中管理，不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案部门可通过征集、代管等多种形式管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。

第四章 档案管理和利用

第十八条 学校应建立和完善档案的保管、保密、利用、库房管理、统计、鉴定销毁等制度，以确保学校档案安全保管和有效利用。

第十九条 学校要配置必要的和符合档案管理要求的档案专用库房和档案设备。档案库房必须做到防盗、防火、防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠、防有害气体。不具备建立档案管理专门机构的小学必须配置档案专用柜。

第二十条 学校应适应现代信息化的发展要求，有计划地采用先进的科学技术，配置现代化的管理设备，逐步实现档案管理现代化。

第二十一条 学校档案部门应对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架，并编制必要的检索工具。其中，党群工作类、行政管理类按照国家文书档案有关规范标准进行分类、整理；教学科研类、基本建设类、仪器设备类按照国家科学技术档案有关规范标准进行分类、整理。

第二十二条 档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。

第二十三条 学校档案部门应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；配合学校中心工作，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。

第二十四条 学校档案部门应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向当地档案行政管理部门和上级行政管理部门报送档案统计结果。

第二十五条 学校档案部门要定期对所保存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第二十六条 学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定意见由档案部门提出，经校领导同意后，组成档案鉴定小组，对失去保存价值的档案进行登记造册，经领导审批后，报上级行政管理部门备案，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。

第二十七条 学校撤消时，档案移交上级行政管理部门或当地国家综合档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。

第五章 奖励与处罚

第二十八条 学校应建立健全档案工作检查、评估和考核制度，对在档案工作中成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员给予表彰奖励。

第二十九条 对违反本办法规定，造成档案丢失、损毁和泄密，或不按规定归档、玩忽职守造成档案损失者，按照有关规定予以处罚。

第六章 附则

第三十条 普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行。

第三十一条 本办法由省档案局负责解释。

第三十二条 本办法自发布之日起实施。